Статья «Нюансы при выплате компенсации за использование личных автомобилей работников в служебных целях»

Нюансы при выплате компенсации за использование личных автомобилей работников в служебных целях.

В практике организаций часто встречаются ситуации, когда личное имущество работников используется в служебных целях. Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование сотрудником личного транспорта. Данная статья отвечает на вопрос, как оформить такую выплату и отразить ее в учете, а также для каких налогов необходимо применение лимита по компенсации.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

• компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта;
• возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем.

Если за работу сотрудника на личном автомобиле полагается компенсация, то в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях учитывается в расходах при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм.

Такие нормативы предусмотрены п.1 Постановления Правительства от 08.02.2002 г. № 92 (далее нормы):

• аренда легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. составляет 1.200,00 рублей;
• эксплуатацию легкового ТС с объемом двигателя выше 2000 куб.см – 1.500,00 рублей;
• стоимость аренды мотоцикла – 600,00 рублей.

Вышеприведенные нормативы распространяются только на мотоциклы и легковые авто. При определении объекта налогообложения налогоплательщики уменьшают полученные ими доходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм (пп.12 п.2 ст.346.5). Когда речь идет об эксплуатации грузового автомобиля, то в расходе можно учитывать и более высокие суммы. 25 глава Налогового Кодекса действует только в отношении легковых авто и мотоциклов.

Возмещение расходов за ГСМ

Если помимо компенсации организация возмещает сотруднику расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, то уменьшение налогооблагаемой прибыли на расходы, связанные с приобретением ГСМ, по мнению чиновников неправомерно, т.к. нормы уже включают в себя и компенсацию износа имущества, и возмещение расходов по его эксплуатации. Таким образом, организации вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму компенсации только в пределах этих норм.

Об этом сказано в письмах № 03-03-06/1/39239 от 23.09.2013 г. и № 03-03-01-02/140 от 16.05.2005 г. Если сверх суммы компенсации выплатить возмещение за ГСМ, то это может спровоцировать споры с налоговой инспекцией.

Например, предприятие ежемесячно выплачивает сотруднику компенсацию за эксплуатацию личного автомобиля в рабочих целях. Сумма выплаты составляет 1.200,00 руб. Сверх этой нормы возмещается также расход ГСМ – 4.000,00 рублей. В налоговых расходах можно учесть только 1.200,00 рублей.

Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства. В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно.

НДФЛ И СТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫ С КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

НДФЛ с сумм компенсаций

Следует отметить, что НДФЛ с компенсационной суммы взыскивать не нужно. На основании п.3 статьи 217 НК РФ эта выплата освобождается от налога (причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФЛ нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327). С компенсаций за автомобили сотрудников, находящиеся в пользовании по доверенности, надо удержать НДФЛ. Такие выводы сделал Минфин России в письме от 21 сентября 2011 г. № 03-04-06/6-228.

Страховые взносы

Для страховых взносов действуют те же правила, что и для НДФЛ. Под освобождение попадает сумма, оговоренная между сотрудником и работодателем в трудовом договоре. Но, в случае, если работник пользуется транспортным средством по доверенности, нужно руководствоваться разъяснениями Минтруда из Письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542. В соответствии со ст. 185 ГК РФ, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМПЕНСАЦИИ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТО В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Для признания расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей обоснованными необходимы:

1) должностная инструкция сотрудника с указанием необходимости использования личного транспорта для служебных обязанностей, предполагающие регулярные поездки (посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи и т.п.);

2) соглашение между сотрудником и предприятием об использовании личного транспортного средства работника с указанием размера денежной компенсации, порядка и срока выплат. Оформляется отдельным доп. соглашением к трудовому договору;

Поскольку гораздо удобнее сделать новое дополнительное соглашение, при изменении условий (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), чем вносить изменения в пункты трудового договора.

4) приказ руководителя организации об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием;

5) копия свидетельства, подтверждающая факт регистрации ТС (с предъявлением оригинала), копия паспорта транспортного средства, а также страховка ответственности (ОСАГО);

6) в случае, если работодатель помимо компенсации возмещает сотруднику расходы на эксплуатацию автомобиля (ГСМ, ремонт, и пр.) необходимы документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования.

Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить. Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист, ведомость разъездов сотрудника в служебных целях.

Бовкуненко Е.Е.

ООО «Листик и Партнёры»

Дата: 05.12.2017 г.