Статья: Конфликт интересов и работа службы внутреннего контроля

Конфликт интересов и работа службы внутреннего контроля

Вопросам предотвращения и урегулирования конфликта интересов в деятельности кредитных организаций уделяется повышенное внимание. Конфликт интересов может возникать в разных сферах деятельности кредитной организации, рассмотри основные:

• ситуация, в которой интересы банка как участника корпоративного взаимодействия, придерживающегося правил, стандартов корпоративного управления и бизнес-этики, вступают в противоречие с интересами банка как кредитной организации;
• ситуация, в которой интересы членов органов управления банка и работников банка вступают в противоречие с интересами банка как организации;
• противоречие между имущественными и иными интересами банка и (или) его работников и (или) клиентов, которое может повлечь за собой неблагоприятные последствия для банка и (или) его клиентов.

Выявление конфликтов интересов, возникающих в результате деятельности кредитной организации, производится сотрудниками, членами органов управления на постоянной основе в ходе своей текущей деятельности с использованием ряда факторов:

• несоблюдение требований действующего законодательства РФ, нормативных правовых актов органов исполнительной власти РФ, учредительных и внутрибанковских документов;
• несоблюдение норм делового общения и принципов профессиональной этики;
• ненадлежащие раскрытие, непредставление или представление недостоверной информации, потенциально влияющей на решения, принимаемые банком (акционерами, органами управления, сотрудниками) и клиентами.

В соответствии с п. 4(1).1. Положения ЦБ РФ от 16.12.03 №242-П "Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах" (далее Положение №242-П) служба внутреннего контроля осуществляет ряд функций, одной из которых является выявление конфликтов интересов в деятельности кредитной организации и её служащих, а также участие в разработке внутренних документов, направленных на его минимизацию. Служба внутреннего контроля банка дает предварительную оценку корпоративному конфликту, готовит необходимые документы по существу вопроса, и по согласованию с председателем правления банка передает их в то структурное подразделение банка, к компетенции которого отнесено рассмотрение данного корпоративного конфликта. Служба внутреннего контроля анализирует часто встречающиеся вопросы и требования акционеров, клиентов, принимает решения о необходимости предоставления дополнительной информации по этим вопросам или вносит предложение председателю правления банка по изменению внутренних порядков и инструкций, проведению иных мероприятий с целью устранению причин, порождающих данного рода обращения.

В каждой кредитной организации должен быть разработан и утвержден внутренний нормативный документ - положение по предотвращению и регулированию конфликтов интересов.

При участии в разработке и/или согласовании локальных документов по конкретным направлениям деятельности банка, должностных инструкций службой внутреннего контроля должен осуществляться контроль распределения обязанностей подразделений и отдельных сотрудников в соответствии с п.3.4.2 Положения №242-П таким образом, чтобы исключить конфликт интересов и условия его возникновения.

В ходе осуществления проверок службой внутреннего аудита различных направлений деятельности в соответствии с Приложением 3 к Положению №242-П также должны рассматриваться вопросы по соблюдению мер, направленных на предотвращение конфликтов интересов. В случае выявления конфликта интересов в ходе проверок, осуществляемых Службой внутреннего аудита банка, ревизионной комиссией банка, внешними аудиторами, представителями надзорных органов, такая информация доводится до сведения председателя правления банка и руководителя службы внутреннего контроля.

В случае если конфликт интересов возникает в отношении членов правления кредитной организации, такая информация доводится до сведения председателя правления. В случае если конфликт интересов возникает в отношении членов совета директоров кредитной организации, такая информация доводится до сведения председателя совета директоров Банка.

Годовой план работы службы внутреннего контроля обязательно должен включать поверку соблюдения мер, направленных на предотвращение конфликта интересов. На практике встречаются два варианта реализации требований Положения №242-П, рассмотрим их:

• первый и наиболее часто встречаемый вариант организации работы, заключается в том, что руководитель службы внутреннего контроля включает в годовой план отдельной строкой (конкретная проверка) поверку соблюдения мер, направленных на предотвращение конфликта интересов, отводит под это определенный промежуток времени;
• второй и реже встречаемый вариант заключается в том, что открыв годовой план работы службы внутреннего контроля, Вы не увидите поверку соблюдения мер, направленных на предотвращение конфликта интересов, выделенную отдельной строкой, как независимую проверку. Дело в том, что при выстраивании годового плана службы внутреннего контроля некоторые кредитные организации отталкиваются от имеющихся в ней бизнес процессов. Самостоятельного бизнес процесса "конфликт интересов" нет, поэтому и в плане о нем может быть ни слова, зато внутри программы проверки каждого бизнес процесса попавшего в годовой план будет пункт по проверке соблюдения мер, направленных на предотвращение конфликта интересов. Данный вариант выстраивания работы не противоречит требованиям Положения №242-П, он является альтернативным уже привычным для нас шаблонам по построению годовых планов.

Проверка соблюдения мер, направленных на предотвращение конфликта интересов проводится службой внутреннего контроля в конкретные сроки в соответствии с планом деятельности службы внутреннего контроля, утвержденным протоколом Правления кредитной организации. Перечень проверяемых вопросов должен быть изложен в программе проверки, которая утверждается руководителем службы внутреннего контроля.

Рассмотрим основные направления проверки конфликта интересов, которые чаще всего встречаются на практике в программах, а также те, в результате которых чаще всего выявляют нарушения.

1. Проверка соблюдения мер, направленных на предотвращение конфликта интересов связанного с проведением сотрудниками кредитной организации одновременно операций по счетам клиентов кредитной организации и счетам, отражающим собственную финансово-хозяйственную деятельность кредитной организации.

Организация и ведение бухгалтерского учета по счетам, отражающим собственную финансово-хозяйственную деятельность кредитной организации, на практике находится в компетенции отдела внутрибанковских операций и отчетности. Операции по счетам клиентов кредитной организации проводят дополнительные офисы и операционный отдел.

Потенциальный конфликт интересов, связанный с проведением сотрудниками кредитной организации одновременно операций по счетам клиентов кредитной организации и счетам, отражающим собственную финансово-хозяйственную деятельность возможен. Он будет исключен лишь в том случае, если указанные функции осуществляют сотрудники разных структурных подразделений кредитной организации.

Таким образом, проверка руководителя или специалиста службы внутреннего контроля по данному направлению будет сводиться к анализу должностных инструкций, положений об отделах, а также к изучению конкретных бизнес процессов.

2. Проверка соблюдения мер, направленных на предотвращение конфликта интересов связанного с возложением на кассового работника кредитной организации функций, связанных с ревизией наличных денег.

Проверка выстраивается в два этапа:

• руководителю или специалисту службы внутреннего контроля необходимо ознакомиться с приказом, которым утвержден перечень работников кредитной организации, которые могут быть включены в состав комиссии по ревизии банкнот, монет и других ценностей;
• в указанном перечне лиц должны отсутствовать работники, осуществляющие операции с наличными денежными средствами и другими ценностями.

Потенциальный конфликт интересов, связанный с возложением на кассового работника кредитной организации функций, связанных с ревизией наличных денег, в кредитной организации будет исключен, если кассовые работники не могут входить в состав ревизионной комиссии.

3. Соблюдение мер, направленных на предотвращение конфликта интересов, связанного с принятием сотрудниками кредитной организации одновременно решений о выдаче клиенту ссуды и о списании безнадежной задолженности.

Метод проверки: выборочная проверка.

Что специалисты используют при проверке?

• кредитные договоры,
• оборотно - сальдовая ведомость, ведомость остатков, выписки по счетам,
• должностные инструкции работников,
• положение об отделе.

Что входит в нормативно-правовую базу вопроса?

• Гражданский кодекс РФ;
• Федеральный закон "О Центральном Банке РФ" от 10.07.02 № 86-ФЗ;
• Федеральный закон "О банках и банковской деятельности" от 02.12.90 № 395-1;
• Положение №242-П;
• Внутренние документы по формированию и использованию резервов на возможные потери по ссудам;
• Внутреннее положение о кредитном комитете;
• Внутреннее положение о кредитовании физических лиц, юридических лиц;
• Внутренний порядок оценки финансового положения заемщиков;
• Локальные документы кредитной организации о выявлении, предотвращении и урегулировании конфликтов интересов.

В ходе проверки особое внимание необходимо уделить положению о кредитном комитете. Так, на практике, в компетенцию кредитного комитета в числе прочих входит:

• определение условий (вид кредита, сумма, срок, процентная ставка, обеспечение) и принятие решения о выдаче (пролонгации) кредитов;
• согласование и представление на утверждение правлению кредитной организации стандартных условий (категории заемщиков, лимиты, сроки, процентные ставки, вопросы обеспечения, оплата услуг и пр.) совершения сделок (кредитных и приравненных к ним) в соответствии с внутренними нормативными документами банка и в пределах утвержденных советом директоров банка минимальных, максимальных процентных ставок по активным и пассивным операциям.

Стандартные условия совершения кредитных сделок утверждаются правлением банка (на момент написания настоящего акта приняты стандартные условия совершения кредитных сделок только для физических лиц). При рассмотрении заявки на предоставление кредита по стандартным условиям решение по заявке принимается андеррайтером - сотрудник отдела розничного бизнеса, Службой экономической безопасности и отделом проблемных активов и управления непрофильным имуществом (при наличии залога). Положительное решение по заявке на предоставление кредита принимается, если все подразделения, участвующие в процессе принятия решения, одобрили заявку; отрицательное – если хотя бы одно из подразделений, участвующих в процессе принятия решения по заявке, приняло отрицательное решение.

Зачастую на практике в соответствии с уставом принятие решений о списании с баланса кредитной организации безнадежной задолженности входит в компетенцию совета директоров.

Потенциальный конфликт интересов связан с принятием сотрудниками одновременно решений о выдаче клиенту ссуды и о списании безнадежной задолженности.

Необходимо убедиться в том, что решения о выдаче клиенту ссуды и о списании безнадежной задолженности принимают разные органы управления (сотрудники), находящиеся на разных уровнях управления.

4. Соблюдение мер, направленных на предотвращение конфликта интересов, связанного с осуществлением сотрудниками кредитной организации одновременно функций по оценке достоверности и полноты документов, представляемых при выдаче ссуды, и мониторингу финансового состояния заемщика.

Потенциальный конфликт интересов заключается в осуществлении одновременно функций по оценке достоверности и полноты документов, представляемых при выдаче кредита, и мониторингу финансового состояния заемщика. Необходимо убедиться, что указанный конфликт интересов исключен в банке. Специалист службы внутреннего контроля может это сделать путем анализа функций сотрудников, участвующих в данном бизнес процессе.

Например, при кредитовании физических лиц оценку полноты и правильности заполнения документов, представляемых при выдаче ссуды, проводят сотрудники дополнительных офисов, андеррайтинг кредитной заявки осуществляет сотрудник отдела розничного бизнеса.

При кредитовании юридических лиц оценку достоверности и полноты документов, представляемых при выдаче ссуды, андеррайтинг кредитных заявок проводят сотрудники отдела корпоративного кредитования.

В рассмотренном примере функционал между сотрудниками распределен верно, конфликт интересов исключен.

5. Проверка соблюдения мер, направленных на предотвращение конфликта интересов, связанного с осуществлением работниками кредитной организации одновременно функций по заключению договоров банковского вклада (депозита), составлению кассовых документов и отражению операций по привлечению денежных средств во вклады в бухгалтерском учете.

В ходе проверки необходимо убедиться в соблюдении мер, направленных на предотвращение конфликта интересов, связанного с осуществлением работниками кредитной организации одновременно функций по заключению договоров банковского вклада (депозита), составлению кассовых документов и отражению операций по привлечению денежных средств во вклады в бухгалтерском учете.

Главной целью проверки является оценка качества существующей в кредитной организации системы обеспечения соблюдения мер, направленных на предотвращение конфликта интересов, связанного с осуществлением работниками кредитной организации одновременно функций по заключению договоров банковского вклада (депозита), составлению кассовых документов и отражению операций по привлечению денежных средств во вклады в бухгалтерском учете.

Метод проверки: выборочная проверка.

Что специалисты используют при проверке?

• договоры банковского вклада,
• оборотно - сальдовая ведомость, ведомость остатков, выписки по счетам,
• должностные инструкции работников.

Что входит в нормативно-правовую базу вопроса?

• Гражданский кодекс РФ;
• Федеральный закон "О Центральном Банке РФ" от 10.07.02 № 86-ФЗ;
• Федеральный закон "О банках и банковской деятельности" от 02.12.90 № 395-1;
• Положение Банка России № 242-П "Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах" от 16.12.03 (далее – Положение 242-П);
• Локальные документы кредитной организации о выявлении, предотвращении и урегулировании конфликтов интересов.

Что может быть выявлено в ходе проверки?

1. Заключение договора банковского вклада, в котором обе стороны сделки фактически одно лицо.

Например, со стороны кредитной организации договор заключен бухгалтером-операционистом Ивановой И.И. по доверенности, с другой стороны вкладчик – Иванова И.И.).

Отметим, что в соответствии с п.3 ст.182 части 1 Гражданского Кодекса РФ представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев, предусмотренных законом.

2. Отсутствие контроля за операциями.

В соответствии с п.3.4.2 Положения ЦБ РФ № 242-П кредитная организация должна обеспечить распределение должностных обязанностей служащих таким образом, чтобы исключить:

• конфликт интересов и условия его возникновения,
• совершение преступлений и осуществление иных противоправных действий при совершении банковских операций и других сделок,
• а также предоставление одному и тому же подразделению или служащему права совершать банковские операции и другие сделки и осуществлять их регистрацию и (или) отражение в учете.

Для того чтобы с разумной уверенностью подтвердить отсутствие в кредитной организации вышеперечисленных фактов, необходимо провести анализ бизнес-процессов "Заключение договора банковского вклада" и "Расторжение договора банковского вклада" на предмет наличия конфликта интересов.

Если проанализировать представленные выше бизнес процессы, то можно отметить, что в двух случаях все операции совершаются одним сотрудником кредитной организации, а именно:

1) заключение договора банковского вклада с внесением денежных средств во вклад в безналичной форме;

2) расторжение договора банковского вклада с перечислением денежных средств на счет вкладчика внутри кредитной организации.

Совершение всех операций, в том числе заключение договоров и отражение их в учете, одним сотрудником кредитной организации прямо нарушает п. 3.4.2. Положения ЦБ РФ № 242-П.

Отсутствие контроля за операциями заключения и расторжения банковского вклада влечет повышенный уровень операционного риска в виде мошеннических действий сотрудников.

В соответствии с Приложением 5 к Правилам бухгалтерского учета в кредитных организациях № 385-П операции по закрытию счетов по балансовому счету 423 должны совершаться с дополнительной подписью контролирующего работника.

Причиной подобных нарушений является несовершенная методология совершения банковских операций, приводящая к совмещению сотрудником исполнительских и контрольных функций.

6. Вопросы материального вознаграждения и конфликт интересов

Кредитные организации в своей деятельности стремятся добиться обеспечения соответствия системы материального стимулирования принятым этическим ценностям, стратегии, целям и задачам развития, системе контроля.

Система материального стимулирования, с одной стороны, направлена на обеспечение сохранности и роста активов, принадлежащих акционерам кредитной организации, а с другой стороны – на защиту интересов кредиторов и вкладчиков. Система материального стимулирования увязывается с бизнес - стратегией кредитной организации таким образом, чтобы топ-менеджеры не стремились к наращиванию объемов операций и/или краткосрочной доходности, мало обращая внимания на ближайшие или перспективные последствия связанных с ними рисков.

Система материального стимулирования в кредитной организации должна ориентироваться на стратегическую перспективу и основываться на показателях роста стоимости кредитной организации как собственности акционеров. Текущие показатели оценки результатов деятельности сотрудников кредитной организации, увязываются с прибылью в виде притока реальных денежных средств.

Работа по выявлению конфликта интересов в этой сфере начинается с проверки должностных инструкций сотрудников кредитной организации на предмет установления работников, принимающих риски, в целях выполнения требований Инструкции ЦБ РФ от 17.04.2014 № 154-И " О порядке оценки системы оплаты труда в кредитной организации и порядке направления в кредитную организацию предписания об устранении нарушения в ее системе оплаты труда" (далее Инструкция №154-И)..

В соответствии с Инструкцией ЦБ РФ № 154-И сотрудники кредитной организации в целях организации системы труда классифицируются на сотрудников:

• принимающих риски,
• несущих риски,
• выполняющих контрольные функции и функции по управлению рисками,
• прочих сотрудников.

К сотрудникам, принимающим риски, согласно Инструкции № 154-И относятся члены исполнительных органов кредитной организации, а также руководители и сотрудники, принимающие самостоятельные решения о существенных условиях проводимых операций и иных сделок, в том числе:

• размещение денежных средств от своего имени и за свой счет;
• приобретение прав требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежной форме;
• выдача банковских гарантий, поручительств за третьих лиц, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме;
• привлечение денежных средств физических лиц в рублях и в иностранной валюте;
• привлечение денежных средств юридических лиц в рублях и в иностранной валюте;
•  купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной форме;
• доверительное управление денежными средствами и иным имуществом по договору с физическими и юридическими лицами;
• дилерская и брокерская деятельность.

В ходе проверки, на основании внутренних положений банка об управлениях и отделах, необходимо определить проводимые операции и структурные подразделения, их проводящие, например:

• управление кредитования,
• валютное управление,
• управление по работе с физическими лицами,
• планово-экономическое управление,
•  отдел кассовых операций.

В результате данной проверки необходимо выявить сотрудников, наделенных правами принимать самостоятельные решения о существенных условиях проводимых ими операций.

Как поступать при выявлении конфликта интересов?

При выявлении конфликта интересов кредитная организация в зависимости от ситуации может использовать различные способы разрешения (урегулирования) конфликта, например:

• ограничение доступа сотрудника к конкретной информации, которая может затрагивать личные интересы сотрудника;
• добровольный отказ сотрудника или его отстранение (постоянное или временное) от участия в обсуждении и процессе принятия решений по вопросам, которые находятся или могут оказаться под влиянием конфликта интересов.
• пересмотр и изменение функциональных обязанностей сотрудника;
• временное отстранение сотрудника от должности, если его личные интересы входят в противоречие с функциональными обязанностями;
• перевод сотрудника на должность, предусматривающую выполнение функциональных обязанностей, не связанных с конфликтом интересов;
• передача сотрудником принадлежащего ему имущества, являющегося основой возникновения конфликта интересов, в доверительное управление;
• отказ сотрудника от своего личного интереса, порождающего конфликт с интересами кредитной организации;
• увольнение сотрудника из кредитной организации по инициативе сотрудника;
• увольнение сотрудника по инициативе кредитной организации за совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей и т.д.

Приведенный перечень способов разрешения конфликта интересов не является исчерпывающим. В каждом конкретном случае урегулирования конфликтов интересов могут использоваться и иные меры предотвращения и разрешения конфликта интересов, не противоречащие законодательству РФ. Выбор приемлемых процедур и метода устранения конфликта интересов зависит от характера самого конфликта.

А.В. Габбасова, ООО "Листик и Партнеры", заместитель руководителя департамента банковского аудита